Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest FleetCare Automotive, z siedzibą w Polsce, prowadząca działalność w zakresie obsługi i likwidacji szkód komunikacyjnych dla klientów biznesowych (B2B).

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz kontaktować się bezpośrednio z administratorem pod wskazanymi powyżej danymi kontaktowymi.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Realizacja umowy i świadczenie usług — art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie przed zawarciem umowy (obsługa szkód, zarządzanie flotą, kontakt z towarzystwami ubezpieczeniowymi w imieniu klienta).
• Wypełnienie obowiązków prawnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO — przetwarzanie wynikające z obowiązków prawnych, w tym ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, Kodeksu cywilnego oraz przepisów podatkowych i rachunkowych.
• Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO — obsługa korespondencji, zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych, obrona przed roszczeniami i dochodzenie roszczeń, statystyki i analityka wewnętrzna.
• Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO — marketing bezpośredni, newsletter, pliki cookie inne niż niezbędne (zgoda udzielana oddzielnie, może być w każdej chwili wycofana).

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od charakteru współpracy przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, NIP
• Dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail, adres korespondencyjny
• Dane pojazdów: numery rejestracyjne, numery VIN, dane techniczne
• Dane szkód komunikacyjnych: okoliczności zdarzenia, zdjęcia, dokumentacja szkody, dane uczestników zdarzenia
• Dane ubezpieczeniowe: numery polis, dane towarzystw ubezpieczeniowych, wartości odszkodowań
• Dane techniczne: adres IP, dane przeglądarki (przy korzystaniu ze strony i panelu klienta)

4. Odbiorcy danych osobowych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Towarzystwa ubezpieczeniowe — w zakresie niezbędnym do likwidacji szkody (PZU, Warta, Allianz, Ergo Hestia i inni)
• Warsztaty naprawcze i rzeczoznawcy — działający na zlecenie w ramach procesu likwidacji
• Podmioty przetwarzające — dostawcy usług IT, hostingu, oprogramowania, działający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO)
• Kancelarie prawne — w przypadku sporów lub konieczności obrony/dochodzenia roszczeń
• Organy publiczne — Policja, sądy, prokuratura — wyłącznie na żądanie i w zakresie przewidzianym prawem

Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim. Nie przekazujemy danych do państw trzecich (poza EOG) bez odpowiednich zabezpieczeń.

5. Okres przechowywania danych

• Dane związane z umową i obsługą szkód — przez czas trwania umowy oraz przez 6 lat po jej zakończeniu (okres przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym)
• Dane podatkowe i rachunkowe — przez 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą (art. 74 ustawy o rachunkowości)
• Dane z formularza kontaktowego — do czasu odpowiedzi na zapytanie, a w przypadku nawiązania współpracy — jak dane umowne
• Dane cookies technicznych — do czasu wygaśnięcia sesji lub max. 12 miesięcy
• Dane marketingowe (na podstawie zgody) — do czasu wycofania zgody

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na podstawie RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000) przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu (art. 15 RODO) — możesz uzyskać potwierdzenie czy przetwarzamy Twoje dane i dostęp do nich
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możesz żądać poprawienia nieprawidłowych danych
• Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) — „prawo do bycia zapomnianym", jeżeli nie ma podstawy prawnej do dalszego przetwarzania
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — możesz żądać czasowego wstrzymania przetwarzania
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — możesz otrzymać dane w formacie elektronicznym
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu
• Prawo do wycofania zgody — w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem

Realizacja praw: wyślij wniosek na adres flota@fleetca.pl. Odpowiedź udzielamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania żądania (art. 12 RODO).

7. Pliki cookie i podobne technologie

Strona fleetca.pl używa plików cookie zgodnie z art. 173 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. — Prawo telekomunikacyjne oraz wytycznymi UODO.

Rodzaje używanych cookies:

• Niezbędne (techniczne) — konieczne do działania strony (wybór języka, sesja panelu klienta). Nie wymagają zgody.
• Analityczne — statystyki odwiedzin (wyłącznie za Twoją zgodą). Dane są anonimizowane.
• Marketingowe — wyłącznie za Twoją wyraźną zgodą.

Szczegółowe informacje o używanych cookie znajdziesz w Polityce Prywatności.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych, w tym:

• Szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS)
• Kontrola dostępu do systemów informatycznych
• Regularne kopie zapasowe danych
• Szkolenia personelu w zakresie ochrony danych
• Polityka czystego biurka i ekranu

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych mogącego powodować ryzyko dla praw i wolności osób, powiadomimy PUODO w ciągu 72 godzin zgodnie z art. 33 RODO, a osoby, których dane dotyczą — bez zbędnej zwłoki (art. 34 RODO).

9. Zmiany informacji o przetwarzaniu danych

Niniejsza informacja może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa lub naszej działalności. O istotnych zmianach poinformujemy Cię e-mailem lub komunikatem na stronie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://fleetca.pl/rodo/.

Data ostatniej aktualizacji: styczeń 2026.

10. Kontakt w sprawie RODO